PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM

1. Pembelian barang Kredit

      Jaringan sistem yang membentuk sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut:

§  Prosedur permintaan pembelian barang. Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpn di gudang, fungsi yang memakai barang mengajukan permitaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

§  Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai sarat pembelian lainnya. Perusahaan menentukan jenjang wewenang pemilihan pemasok sisitem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung dan sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

§  Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepaa unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengeai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

§  Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemerisaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu batrang yang diterima dari pemasok kemudian membut laporan peneriman barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok.

§  Prsedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

§  Prosedur distribusi pembelian. Dalam prosedur ini, meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi emblian untuk keentingan pembuatan laporan managemen.

2. Penerimaan Kas

      Jaringan sistem yang membentuk sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut:

§        Prosedur order penjualan. Dalam prosedur ini, funsi penjualan penerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman mnyiapkan barang yang dipesan pembeli.

§        Prosedur penerimaan kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas meneriam pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayanran kepada pembeli.

§        Prosedur penyerahan barang. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

§        Prosedur pencatatan penjulan tunai. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. Disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persedian barang yang dijual dalam kartu persediaan.

§        Prosedur penyetoran kas ke bank. Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatuhari. Dalam prisedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjuan kredit ke bank dalam jumlah penuh.

§        Prosedur pencatatan penerimaan kas. Dalam prosedur ini, fungsi akutansi mencatat penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas.

§        Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.

3. Pengeluaran Kas

      Jaringan sistem yang membentuk sistem pengeluaran kas adalah sebagai berikut:

a.      Sisem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan. Jika pengeluaran kas dari ransaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung. Dalam voucher system bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang pada pemasok telah jatuh tempo, bukti as keluar diake sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, fungsi kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang dan kemudian mengirim cek tersebut pada kreditur.

 

b.      Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek. Jika pengeluaran kas timbul bukan dari transaksi pembelian. Pengeluaran cek untuk pembayaran pembelian yang tidak di laksanakan melalui sistem akuntansi pembelian memerlukan dokumen ermintaan cek, karena bagian utang tidak menerima berbagai dokumen yang diperlukan untuk pembiatan bukti kas keluar.

§  Prosedur permintaan cek. Dalam prosedur ini, fungsi yang memerlukan penawaran kas mengajukan permintaan penawaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dn dikirimkan ke fungsi otorisasi sebagai dasar fungsi yang terakhir dalam pembuatan bukti kas keluar.

§  Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Dalam prosedur ini, berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi maka bagian utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.

§  Prosedur pembayaran kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan keada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.

§  Prosedur pencatatan pengeluaran kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.