Organisasi
pada dasarnya merupakan tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul,
bekerjasama secara rasional dan sistematis, terkendali, dengan memanfaatkan
sumber daya (dana, material, lingkungan, metode, sarana, prasarana, data) dan
lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan
bersama.
Pemikiran dasar yang dikemukakan di
atas dapat dijyatakan dalam satu defenisi tentang koordinasi yaitu: di dalam
organisasi harus ada keselarasan aktivitas antar satuan organisasi atau
keselarasan mencapai tujuan serta sasaran kelompok. Koordinasi adalah prinsip
umum di dalam semua organisasi, atau dapat pula dikatakan bahwa koordinasi,
adalah prinsip pokok organisasi. Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi
akan terlihat dari adanya gejala-gejala sebagai berikut :
- Petugas atau satuan-satuan organisasi sering bertengkar menurut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing dianggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi pekerjaan rangkap dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan bahan.
- Petugas dan satuan-satuan organisasi saling melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain atau masing-masing merasa suatu pekerjaan tidak termasuk ke dalam ruang lingkup tugasnya.
- Pembagian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar dan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan ternyata sera salah, bersimpang siur atau bahkan hasil pekerjaan yang satu saling menghapuskan hasil pekerjaan yang lain. Tanpa melaksanakan koordinasi maka tiap satuan organisasi dapat berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kesatuan arah.
Apabila
dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat
diambil dari padanya, di antaranya:
- Dengan koordinasi dapat dihindarkan pertentangan satu sama lain antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi,
- Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting,
- Dapat dihindarkan terjadinya penyelesaian persoalan yang berlarut-larut karena ketidakjelasan orang yang bertanggung jawab,
- Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya pekerjaan rangkap terhadap sesuatu dari satuan organisasi atau pekerjaan sangkap terhadap tugas dari para pejabat,
- Dapat ditumbuhkan kesadaran di antara para pejabat agar saling bantu membantu satu sama lain terutama di antara pejabat yang ada dalam satuan organisasi yang sama,
- Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan pada suatu aktifitas dari satuan organisasi atau kekosongan pekerjaan pada tugas dan para pejabat,
- Dapat ditimbulkan kesadaran diantara para pejabat agar saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat menghindarkan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan yang merugikan,
- Dapat dijamin adanya kesatuan langkah antar para pejabat,
- Dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat,
- Dapat dijamin adanya kesatuan sikap antar pejabat,
- Dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat.
Dari penjelasan mengenai manfaat di
atas, diharapkan bahwa dengan adanya koordinasi, jangan sampai masing-masing
satuan organisasi atau para pejabat mengejar kepentingan sendiri-sendiri dan
tidak memperdulikan yang lainnya.
STRUKTUR
ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan
susunan yangt terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan
keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur
organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang
memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada.
Penggambaran organisasi dalam satu bagan
merupakan suatu hasil keputusan yang telah
dicapai tentang struktur organisasi yang bersangkutan. Beberapa
keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan bagan organisasi, adalah :
- Bagan organisasi dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan,
- Bagan organisasi dapat memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan-hubungan yang ada di dalam perusahaan,
- Bagan organisasi dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk dapat mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan. Bagan biasanya disusun secara piramidal, di bagian atas menyempit sedang di bagian bawah melebar. Bagan tersebut memperlihatkan tingkatan-tingkatan yang ada dalam perusahaan, dan pendelegasian wewenang digambarkan dengan garis lurus dan koordinasi pekerjaan digambarkan dengan garis putus-putus.
BENTUK-BENTUK
ORGANISASI
Berdasarkan
strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas:
1. Organisasi
garis : Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua dan paling
sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan
pemimpin tertinggi di dalam organisasi yang mempunyai hubungan langsung dengan
bawahannya. Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada di bawah seorang
pemimpin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertikal ke bawah
dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada.
Kebaikan-kebaikan organisasi garis adalah:
- Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan,
- Pembagian btugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas,
- Adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan perintah sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan tanggung jawab,
- Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah.
Sedangkan
kekurangan-kekurangannya adalah:
- Bentuk organisasi ini tidak fleksibel,
- Kemungkinan peimpin untuk bertindak otokratis besar,
- Ketergantungan pada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang dalam garis organisasi ″hilang″.
Bentuk
Organisasi garis tersebut dapat dilihat pada gambar berikut :
2.
Organisasi garis dan staf : Dalam organisasi ini ada dua
kelompok orang~orang yang berpengaruh dalam menjalankan
organisasi itu, yaitu:
- Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan, yang digambarkan dengan garis atau lini.
- Orang yang melakukan tugasnya berdasarkan keahlian yang dimilikinya,orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran~saran kepada unit operasional. Orang-oranng tersebut disebut staf.
Di
dalam organisasi garis dan staf:
- Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal.
- Dalam melaksanakan pekerjaannya, anggota garis atau lini dapat meminta pengarahan serta informasi dari staf.
- Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana.
- Staf mempunyai pengaruh yang besxar dalam peleksanaan pekerjaan.
Organisasi
ini mempunyai kebaikan, seperti :
- Adanya pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan penunjang.
- Keputusan yang diambil biasanya telah dipertimbangkan secara matang oleh segenap orang yang terdapat dalam organisasi, termasuk staf.
- Adanya kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dari anggota organisasi memungkinkan dikembangkannya spesialisasi keahlian.
- Adanya ahli-ahli dalam sstaf akan menghasilkan mutu pekerjaan yang lebih baik.
- Disiplin para anggota tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan bakat keahlian, pendidikan dan pengalamannya.
Sedangkan
kekurangan dari organisasi ini adalah:
- Bagi para pelaksanaan operasional perbedaan antara perintah dan saran tidak selalu jelas.Maksudnya dalam melaksanakan tugas-tugas operasional, orang-orang lini/garis dihadapkan pada dua macam atasan, yaitu atasan yang terdapat dalam jalur komando yang mempunyai hak memerintah dan pimpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan saran, namun perlu oula ditaati karena sarannya didasarkan pada keahliannya dan wewenang fungsional.
- Saran serta nasihat dari staf mungkin kurang tepat atau sulit dilaksanakan, karena kurang adanya tanggung jawab terhadap pekerjaan.
- Pejabat garis cenderung untuk mengabaikan gagasan dari staf sehingga gagasan tersebut dapat tidak berguna.
- Timbulnya kekacauan bila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas.
3.
Organisasi Fungsional : Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu
organisasi yang mendasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada
spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak
terlalu menekankan pada hirarki struktural, tetapi lebih pada sifat dan macam
fungsi yang perlu dijalankan.
Dalam
organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa
pejabat serta harus mempertanggungjawabkannya pada masing-masing pejabat yang
bersangkutan.
Kebaikan-kebaikan
dari Organisasi Fungsional:
- Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dilakukan dengan baik.
- Spesialisasi kayawan dapat dilakukan secara maksimal.
- Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilaksanakan atau dijalankan.
- Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan fisik.
Kekurangan-kekurangan
organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut:
- Tanggung jawab terbagi-bagi, sehinggan jika terjadi suatu masalah tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh.
- Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan akan membingungkan.
- Terjadinya saling memntingkan fungsi masing-masing menyebabkan koordinasi yangn bersifat menyeluruh sukar dijalankan.
- Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukart dilakukan, karena anggota organisasi terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu.
4.
Organisasi Komite/Panitia : Pendapat dari sekumpulan orangn biasanya
akan lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang. Cara yangn terbaik utntuk
menimbulkan kerja sama dari kelompok orang adalah dengan membentuk satu
kelompok tetap yang disebut komite.
Komite
adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan oranng yang diberi kekuasaan
tertentu dan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama.
Dengan
adanya komite,diharapkan akan dapat menghilangkan iri hati atau
pertentangan diantara anggota kelompok dan dapat dihindari
hambatan~hambatan yang timbul akibat adanya perintah-perintah yang simpang siur
antara pimpinan yang setingkat.
Komite
dapat dibagi atas 4 (empat) macam, yaitu;
- Komite yang mempunyai kekuasaan penuh untuk bertindak (biasanya terdapat pada tingkatan institusional).
- Komite yang tidak mempunyai kekuasaan, tetapi mempunyai hak untuk menolak (hak veto).
- Komite penasihat.
- Komite pendidikan yang merupakan kelompok diskusi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
komentar anda disini